Tabele przestawne Excel krok po kroku
Jeśli trafiłeś na ten artykuł, ponieważ nie wiesz czym są tabele przestawne. ewentualnie po co są Ci potrzebne i jak mogą Ci pomóc w codziennej pracy w Excelu, to dobrze trafiłeś. Zamierzam opowiedzieć Ci co nieco o tym niezwykle popularnym narzędziu Excela i pokazać, jak tworzyć tabele przestawne szybko i w prosty sposób.
Zdjęcia, które ilustrują ten tutorial zostały pzeze mnie zrobione na arkuszu, który możesz pobrać klikając na przycisk „Załącznik” po prawej stronie. Dzięki temu będziesz mógł wykonywać instrukcje krok po kroku na tym samym arkuszu, którego użyłem do przygotowania tego tekstu. Zaczynamy!
Tabele przestawne i Excel – co to w ogóle jest?
Tabele przestawne w Excelu służą do łatwiejszego zarządzania, a przede wszystkim do „wyciągania” kluczowych informacji z dużego zbioru danych i przejrzystego ich prezentowania na arkuszu.
Przeanalizujmy popularny przypadek. Firma XYZ achiwizuje w arkuszu Excela każdą sprzedaż swoim produktów w październiku. Zbierane informacje zawierają datę sprzedaży, numer zamówienia, kwotę, nazwę klienta oraz punkt sprzedaży, ponieważ firma ma sklepy zlokalizowane w kilku miastach w Polsce. Lista zamówień wygląda w ten sposób:
Za pomocą tabeli przestawnej możemy dowolnie „bawić się” tymi danymi i np. pokazać sumę wartości zamówień dla sklepów w każdym mieście:
Jeśli chcesz wiedzieć, jak stworzyć tę prostą tabelę przestawną, czytaj dalej. Zachęcam do pobrania załącznika do tego artykułu z belki po prawej stronie, jeśli chcesz operować na tym samym arkuszu, którego dotyczą poniższe instrukcje.
Jak stworzyć tabelę przestawną w Excelu
Klikamy na dowolnej komórce z danymi na naszym arkuszu, lub zaznaczamy cały obszar danych. Jeśli wykonujesz to na innym arkuszu niż ten dołączony do artykułu, upewnij się, że Twoje dane nie zawierają pustych komórek oraz każda kolumna posiada unikalny nagłówek. W przeciwnym razie, jeśli sam nie zaznaczysz całego obszaru danych, a zaznaczysz tylko jedną komórkę, Excel nie wykryje poprawnie obszaru danych do tabeli przestawnej.
Następnie na wstążce Excela klikamy na zakładce Wstawianie, następnie na przycisk Tabela przestawna (jest pierwszy od lewej).
Wyświetli się okno dialogowe tworzenia tabeli przestawnej. Upewnij się, że w polu Zakres Excel 'wychwycił’ poprawny zakres danych do tabeli przestawnej. W naszym przypadku powinno być to Arkusz1!$A$1:$E$14. W tym okienku możemy jeszcze określić gdzie ma się pojawić nasza tabela przestawna – dobrą praktyką jest umieszczenie jej na nowym arkuszu.
Klikamy OK. Zostaniemy teraz przeniesieni do nowego arkusza z naszą, pustą jeszcze, tabelą przestawną. Po prawej stronie arkusza znajduje się belka „Lista pól tabeli przestawnej” z 5 polami, które były nagłówkami naszego oryginalnego zbioru danych:
Najeżdżamy kursorem na pole 'Sklep’ i przesuwamy je na dół do okienka 'Etykiety wierszy’ (lub 'Wiersze’ w Excelu 2013). Następnie przesuwamy pole 'Suma’ do pola 'Wartości’.
Jeśli wszystko wykonaliśmy dobrze, na arkuszu pojawi się nasza tabela przestawna, pokazująca sumę sprzedaży w każdym ze sklepów firmy XYZ:
Jak zauważyłeś, suma sprzedaży nie jest wyświetlana jako sformatowana na walutę, ale zwykłe liczby. Aby to zmienić, zaznaczamy tę kolumnę i klikamy prawym przyciskiem myszy, następnie z menu kontekstowego wybieramy opcję Formatuj liczby i w oknie dialogowym z lewej strony wybieramy „Walutowe”, symbol waluty jako „zł” i ustawiamy zaokrąglenie do 2 miejsc po przecinku. Finalnie uzyskamy swojski efekt:
Porównując ją z oryginalnym zbiorem danych na arkuszu, łatwo dojść do wniosku, że tabele przestawne znacząco ułatwiają pracę w Excelu szczególnie, jeśli chcemy szybko podsumować jakieś dane.
Większość informacji w tym artykule pochodzi z mojego kursu wideo Opanuj Excela Krok Po Kroku. Znajdziesz tam obszerną część poświęconą tabelom przestawnym z poradami, wskazówkami i przykładami. Zachęcam do zapoznania się z kursem, jeśli chcesz rozwijać swoje dotychczasowe umiejętności w Excelu.