Tabele przestawne Excel krok po kroku

Jeśli trafiłeś na ten artykuł, ponieważ nie wiesz czym są tabele przestawne. ewentualnie po co są Ci potrzebne i jak mogą Ci pomóc w codziennej pracy w Excelu, to dobrze trafiłeś. Zamierzam opowiedzieć Ci co nieco o tym niezwykle popularnym narzędziu Excela i pokazać, jak tworzyć tabele przestawne szybko i w prosty sposób.

Zdjęcia, które ilustrują ten tutorial zostały pzeze mnie zrobione na arkuszu, który możesz pobrać klikając na przycisk „Załącznik” po prawej stronie. Dzięki temu będziesz mógł wykonywać instrukcje krok po kroku na tym samym arkuszu, którego użyłem do przygotowania tego tekstu. Zaczynamy!

Tabele przestawne i Excel – co to w ogóle jest?

Tabele przestawne w Excelu służą do łatwiejszego zarządzania, a przede wszystkim do „wyciągania” kluczowych informacji z dużego zbioru danych i przejrzystego ich prezentowania na arkuszu.

Przeanalizujmy popularny przypadek. Firma XYZ achiwizuje w arkuszu Excela każdą sprzedaż swoim produktów w październiku. Zbierane informacje zawierają datę sprzedaży, numer zamówienia, kwotę, nazwę klienta oraz punkt sprzedaży, ponieważ firma ma sklepy zlokalizowane w kilku miastach w Polsce. Lista zamówień wygląda w ten sposób:

tabele-przestawne-co-to-jest

Za pomocą tabeli przestawnej możemy dowolnie „bawić się” tymi danymi i np. pokazać sumę wartości zamówień dla sklepów w każdym mieście:

tabele-przestawne-excel-kurs

Jeśli chcesz wiedzieć, jak stworzyć tę prostą tabelę przestawną, czytaj dalej. Zachęcam do pobrania załącznika do tego artykułu z belki po prawej stronie, jeśli chcesz operować na tym samym arkuszu, którego dotyczą poniższe instrukcje.

Jak stworzyć tabelę przestawną w Excelu

Klikamy na dowolnej komórce z danymi na naszym arkuszu, lub zaznaczamy cały obszar danych. Jeśli wykonujesz to na innym arkuszu niż ten dołączony do artykułu, upewnij się, że Twoje dane nie zawierają pustych komórek oraz każda kolumna posiada unikalny nagłówek. W przeciwnym razie, jeśli sam nie zaznaczysz całego obszaru danych, a zaznaczysz tylko jedną komórkę, Excel nie wykryje poprawnie obszaru danych do tabeli przestawnej.

Następnie na wstążce Excela klikamy na zakładce Wstawianie, następnie na przycisk Tabela przestawna (jest pierwszy od lewej).

excel-tabela-przestawna

Wyświetli się okno dialogowe tworzenia tabeli przestawnej. Upewnij się, że w polu Zakres Excel ‚wychwycił’ poprawny zakres danych do tabeli przestawnej. W naszym przypadku powinno być to Arkusz1!$A$1:$E$14. W tym okienku możemy jeszcze określić gdzie ma się pojawić nasza tabela przestawna – dobrą praktyką jest umieszczenie jej na nowym arkuszu.

jak-zrobic-tabele-przestawna

Klikamy OK. Zostaniemy teraz przeniesieni do nowego arkusza z naszą, pustą jeszcze, tabelą przestawną. Po prawej stronie arkusza znajduje się belka „Lista pól tabeli przestawnej” z 5 polami, które były nagłówkami naszego oryginalnego zbioru danych:

lista-pol-tabeli-przestawnej-excel

Najeżdżamy kursorem na pole ‚Sklep’ i przesuwamy je na dół do okienka ‚Etykiety wierszy’ (lub ‚Wiersze’ w Excelu 2013). Następnie przesuwamy pole ‚Suma’ do pola ‚Wartości’.

tabela-przestawna-pomoc

Jeśli wszystko wykonaliśmy dobrze, na arkuszu pojawi się nasza tabela przestawna, pokazująca sumę sprzedaży w każdym ze sklepów firmy XYZ:

tabela-przestawna-tutorial

Jak zauważyłeś, suma sprzedaży nie jest wyświetlana jako sformatowana na walutę, ale zwykłe liczby. Aby to zmienić, zaznaczamy tę kolumnę i klikamy prawym przyciskiem myszy, następnie z menu kontekstowego wybieramy opcję Formatuj liczby i w oknie dialogowym z lewej strony wybieramy „Walutowe”, symbol waluty jako „zł” i ustawiamy zaokrąglenie do 2 miejsc po przecinku. Finalnie uzyskamy swojski efekt:

tabele-przestawne-excel-kurs

Porównując ją z oryginalnym zbiorem danych na arkuszu, łatwo dojść do wniosku, że tabele przestawne znacząco ułatwiają pracę w Excelu szczególnie, jeśli chcemy szybko podsumować jakieś dane.

Większość informacji w tym artykule pochodzi z mojego kursu wideo Opanuj Excela Krok Po Kroku. Znajdziesz tam obszerną część poświęconą tabelom przestawnym z poradami, wskazówkami i przykładami. Zachęcam do zapoznania się z kursem, jeśli chcesz rozwijać swoje dotychczasowe umiejętności w Excelu.

Poradnik do funkcji Wyszukaj Pionowo

Większość osób, które na co dzień mają do czynienia z Excelem słyszało o funkcji Wyszukaj.Pionowo, ale nie każdy wie co właściwie robi ta funkcja i w jakich przypadkach najlepiej jej używać.

Wyszukaj.Pionowo to funkcja dostępna w Excelu w kategorii ‚Wyszukiwanie i adresy”. Jej definicja mówi: „wyszukuje wartość w pierwszej od lewej kolumnie tabeli i zwraca wartość z tego samego wiersza w kolumnie określonej przez użytkownika.”

wyszukaj-pionowo-funkcja

Najlepiej działanie tej funkcji zilustrujemy na przykładzie.

Przykład funkcji Wyszukaj Pionowo

Załóżmy, że prowadzimy sklep i mamy w arkuszu Excela listę produktów wraz z ceną każdego z nich. Po miesiącu dostajemy raport w osobnym arkuszu od sprzedawcy, ile sztuk każdego produktu sprzedało się w sklepie. Twoim zadaniem jest zrobić podsumowanie sprzedaży, czyli obliczyć dochód, czyli wypełnić 2 pozostałe kolumny w arkuszu „podsumowanie”.

wyszukaj-pionowo-jak-dziala

Oczywiście aby obliczyć dochód w arkuszu „podsumowanie”, musimy najpierw odszukać cenę za jedną sztukę danego produktu w pierwszym arkuszu (jest w kolumnie B). I właśnie do tego możemy wykorzystać funkcję Wyszukaj Pionowo. Jeśli umieścimy tę funkcję w komórkach kolumny Cena w arkuszu Podsumowanie i odpowiednio ją skonfigurujemy, będzie ona zwracać cenę każdego z tych produktów, które zaczerpnie z arkusza A. Poniżej opiszę jak dokładnie wygląda ta funkcja w tym przypadku i jaka logika za nią ‚stoi’.

Jak używać funkcji Wyszukaj Pionowo

W komórce C2 arkusza B wpisujemy znak równości ‚=’ oraz nazwę funkcji (możemy ją wybrać z listy po wpisaniu pierwszych kilku liter):

opis-funkcji-wyszukaj-pionowo

Klikamy na niej podwójnie, aby wstawić ją do komórki. Następnie określamy pierwszy argument tej funkcji, czyli Szukana wartość. Jest to wartość, którą chcemy odnaleźć w arkuszu A, aby następnie uzyskać stamtąd jego cenę. Czyli w naszym przypadku szukamy wartości ‚Telewizor HD’, a więc jako argument funkcji możemy po prostu zaznaczyć komórkę A2. Następnie wpisujemy średnik ‚;’, aby przejść do kolejnego argumentu tej funkcji, jakim jest tablica_tabela.

wyszukaj-pionowo-poradnik

Argument tablica_tabela to nic innego jak obszar, który chcemy przeszukać – który zawiera zarówno szukaną przez nas wartosć ‚Telewizor HD’ jak również dane, które nas interesują – jego cenę. Dlatego też po prostu przechodzimy na Arkusz A i zaznaczamy obie kolumny – A oraz B przeciągając kursorem. W tym momencie Twój ekran powinien wyglądać mniej więcej tak:

poradnik-wyszukaj-pionowo

Znów wpisujemy średnik i przechodzimy do trzeciego argumentu funkcji: nr_indeksu_kolumny. Tutaj podajemy w której kolumnie z zaznaczonego przez nas w poprzednim argumencie obszaru chcemy uzyskać dane. Interesuje nas cena, która jest w drugiej kolumnie, więc wpisujemy 2 i dajemy średnik:

tutorial-funkcja-wyszukaj-pionowo

Pozostał nam ostatni argument – przeszukiwany zakres. Przyjmuje on wartości PRAWDA lub FAŁSZ. Wpisujemy FAŁSZ, jeśli Excel ma zastosować dokładne dopasowanie, czyli ma odszukać konkretnie frazy ‚Telewizor HD’, natomiast PRAWDA, jeśli chcemy zastosować dopasowanie przybliżone – wtedy Excel nie zwróci błędu, jeśli nie znajdzie tej frazy w przeszukiwanej tablicy danych, ale odszuka najbliższą wartość podanego przez nas argumentu i zwróci dane dla niego.

W naszym przypadku możemy więc pominąć ten argument całkowicie lub wpisać FAŁSZ:

wyszukaj-pionowo-kurs

Wciskamy Enter i powinniśmy zostać przeniesieni do Arkusza B, a w komórce C2 powinna ukazać się cena jednego telewizora – 1900 zł. Przeciągamy komórkę C2 do pozostałych w tej kolumnie, aby uzyskać ceny pozostałych produktów za pomocą funkcji Wyszukaj Pionowo:

funkcja-wyszukaj-pionowo=pomoc

Teraz pozostaje nam tylko w kolumnie Dochód przemnożyć liczbę sprzedanych sztuk każdego produktu z ceną, ale to wykracza poza obszar tego artykułu i myślę, że nie nastręczy Ci problemów.

Jeśli chcesz pobrać mój arkusz, na którym tworzyłem ten artykuł i z którego pochodzą zdjęcia – skorzystaj z przycisku ‚Pobierz załącznik’ na górze po prawej, na bocznym panelu tej strony.

Jeśli chcesz nauczyć się tej oraz innych funkcji Excela, zapraszam do mojego kursu online Excel.

Jak obliczyć procent w Excelu

Obliczanie procentów w Excelu jest łatwe, pod warunkiem, że dobrze rozumiemy czym w ogóle są procenty i znamy zasady ich obliczania. Co z tego, że Excel szybko podliczy nam procenty, jeśli wskażemy mu złe dane do obliczeń? Dlatego w tym artykule znajdziesz wszelkie wymagane informacje jak obliczyć procenty w Excelu a także poznasz logikę ich obliczania.

Zajmiemy się dwoma przypadkami obliczania procentów:
Procent jako część całości. Na przykład jeśli ze 120 osób 90 stanowią kobiety, to ile to procent?
Procent jako zmiana. Na przykład jeśli dochód w firmie w styczniu wyniósł 5000 zł, a w lutym 5800, to o ile procent dochód wzrósł w lutym względem stycznia?

Poniżej przedstawiam sposób obliczania procentów dla każdego z tych dwóch przypadków.

Obliczanie procentów jako części całości

Logika działania: jeśli chcesz obliczyć ile procent całości stanowi jakaś liczba, robi się to przez podzielenie tej liczby przez całość. Na przykład: w firmie mamy 120 osób, a 90 z nich stanowią kobiety, natomiast jest 30 mężczyzn. W kolumnie C chcemy wpisać procentowy udział każdej płci wśród pracowników.

jak-obliczyc-procent-w-excelu-1

Zatem dla kobiet musimy podzielić 90 / 120. A dla mężczyzn 30 / 120. Wpisujemy więc odpowiednie formuły w kolumnie C. Najpierw dla kobiet:

jak-obliczyc-procent-2

Wynik to 0.75, czyli 75%.

jak-obliczyc-procenty-excel-3

Jeśli chcemy wyświetlić ten wynik jako procenty, musimy zmienić format danych z liczb na procenty. W tym celu klikamy na komórkę prawym przyciskiem i wybieramy Formatuj komórki:

excel-jak-obliczyc-procent-4

W oknie dialogowym zaznaczamy Procentowe. Możemy jeszcze w pozycji Miejsca dziesiętne ustawić 0, aby ograniczyć miejsca po przecinku w procentach do 0.

excel-obliczanie-procentow-5

Klikamy OK i mamy nasz procent:

obliczanie-procentow-excel-6

Teraz wystarczy powtórzyć ten czynności w komórce C3, aby obliczyć procentowy udział mężczyzn. Z tym, że teraz dzielimy oczywiście 30/120, a więc formuła do wpisania w komórkę C3 wygląda tak:

= B3/B4

excel-procenty-7

Obliczanie procentowej zmiany – wzrostu lub spadku

Logika działania: Aby obliczyć procentową zmianę jakiejś liczby, należy odjąć jej starą wartość od nowej i podzielić wynik przez starą wartość:

Procentowa zmiana = (nowa wartość – stara wartość) / stara wartość

Na przykład: dochód firmy w styczniu wyniósł 5000 zł, natomiast w lutym 5800 zł. O ile procent wzrósł dochód? Podstawiamy wartości:

Procentowa zmiana = (5800 – 5000) / 5000

Wynik to 0,16 czyli 16%. Przekładając to na formułę w Excelu:

jak-obliczyc-procent-8

Wynik:

jak-obliczyc-procent-w-excelu-9

Znów, aby wyświetlić 0,16 jako procent, zmieniamy formatowanie komórki C3 na Procenty, tak jak w pierwszym przypadku powyżej. Wynik:

jaki-procent-stanowi-10

Oczywiście powyższe dwa zastosowania procentów to tylko wierzchołek góry lodowej, jednak stanowią znakomitą większość przypadków w codziennej pracy w Excelu. Jeśli obliczasz procenty inaczej (szybciej?) podziel się swoim sposobem w komentarzu.

Jak zrobić wykres liniowy w Excelu – szybki sposób

Wykresy liniowe w Excelu stosowane są najczęściej do ilustrowania jak dane zmieniały się w określonym przedziale czasowym. Widać to dokładnie na przykładzie poniżej:

wykres-liniowy-jak-stworzyc

Powyższa ilustracja prezentuje wykres liniowy w Excelu, który obrazuje populację delfinów w oceanarium w latach 2010-2015. Jak widać, w wykresie liniowym oś X (pozioma) jest przedziałem czasu (w naszym przypadku kolejne lata od 2010 do 2015), natomiast na osi Y (pionowej) umieszczone są dane dla każdego z punktów w czasie (w naszym przypadku liczba delfinów). Pytasz zatem, jak zrobić taki wykres liniowy w Excelu?

Krok 1: wpisujemy dane

Aby stworzyć wykres liniowy, musimy mieć oczywiście najpierw dane, które chcemy tym wykresem zilustrować. Jeśli nie mamy danych, musimy więc najpierw je stworzyć. Aby wykres liniowy w Excelu zadziałał, musimy mieć dane dla dwóch jego osi – osi X (czasu) oraz osi Y (danych). Najlepiej wpisać je w dwóch kolumnach:

jak-stworzyc-wykres-liniowy

Krok 2: Wstawiamy wykres liniowy

Klikamy gdzieś obok na pustą komórkę arkusza (po prostu upewniamy się, że nasze dane nie są zaznaczone). Na wstążce Excela (górna belka z przyciskami i menu) znajdujemy zakładkę Wstawianie, następnie odszukujemy na niej ikonkę Wykres liniowy – jest w obszarze Wykresy:

3-wstaw-wykres-liniowy-excel-2013

Klikamy na strzałkę w dół przy tej ikonce, aby wysunąć listę rozwijaną z różnymi typami wykresów liniowych. Jeśli w masz mało danych, dla których chcesz utworzyć wykres, tak jak w naszym przypadku, możesz wybrać opcję „Wykres liniowy ze znacznikami” – druga ikonka od góry:

4-wykres-liniowy-ze-znacznikami

Jeśli masz więcej danych, wybierz po prostu „Wykres liniowy”. Nie będą na nim widoczne wtedy markery, czyli punkty danych dla konkretnych lat, dzięki czemu wykres będzie czytelniejszy. My możemy śmiało użyć bardziej użytecznego wykresu ze znacznikami.

Po kliknięciu pojawi się puste pole wykresu na arkuszu.

5-wykres-liniowy-excel

Krok 3: Zaznaczamy dane do wykresu

Czas sprawić, aby nasz wykres zaczął pokazywać jakieś dane. Klikamy na niego prawym przyciskiem i wybieramy opcję Zaznacz dane.

6-zaznaczanie-danych-do-wykresu-liniowego

Pojawi się okno dialogowe „Wybieranie źródła danych”. Umieszaczamy kursor w polu „Zakres danych wykresu”…

7-zakres-danych-wykresu-liniowego

… i zaznaczamy kolumnę z danymi, łącznie z nagłówkiem. W naszym przypadku jest to kolumna B – Populacja delfinów.

8-tworzenie-wykresu-liniowego

Następnie wracamy do okna dialogowego i klikamy na przycisk „Edytuj” w obszarze „Etykiety osi poziomej”.

9-etykiety-osi-poziomej-wykresu-liniowego

I tym razem zaznaczamy kolumnę z datami:

wykres-liniowy-etykiety-osi

Klikamy OK, następnie jeszcze raz OK, aby zamknąć okno dialogowe „Wybieranie źródła danych”. Nasz wykres jest gotowy:

1-jak-zrobic-wykres-liniowy-w-excelu

Zliczanie pustych komórek w Excelu funkcją LICZ.PUSTE

W tym artykule dowiesz się jak podliczyć puste komórki na arkuszu kalkulacyjnym, korzystając z funkcji LICZ.NIEPUSTE. Artykuł ten powstał na bazie darmowej lekcji z mojego kursu enter link description hereFunkcje Excel dla zaawansowanych. Możecie obejrzeć lekcję wideo lub przeczytać jej zapis poniżej. Jeśli chcecie podążać za wskazówkami krok po kroku, zapraszam do pobrania tego samego arkusza kalkulacyjnego, na którym pokazuję tę technikę na filmie. Znajduje się on po prawej stronie pod linkiem Załącznik.

Instrukcja video

Instrukcja tekstowa

W tym arkuszu mamy kolumnę D, z nagłówkiem MANDATY, która zawiera dane dotyczące liczby mandatow zdobytych – jeśli można tak powiedzieć – przez każdego z kierowców w naszej umownej firmie. Z jakichś względów chcemy policzyć ilu kierowców w firmie jeździ bezpiecznie, czyli ilu kierowców nie zarobiło jeszcze żadnego mandatu. Innymi słowy, chcemy wiedzieć, ile komórek w kolumnie D nie zawiera danych, w ten sposób dowiemy się ilu kierowców nie ma mandatów. Jest na to odpowiednia funkcja w Excelu i nazywa się LICZ PUSTE.

Skorzystajmy z tej funkcji na przykład w tej komórce, wpisujemy LICZ.

funkcja-licz-puste-excel

Z listy podpowiedzi wybieramy LICZ PUSTE, klikamy dwukrotnie aby wstawić funkcję do komórki. Naszym argumentem jest kolumna D, bo to w niej chcemy podliczyć puste komórki.

liczenie-pustych-komorek

Wciskam ENTER i mamy wynik… tylko, że coś z nim nie gra. Liczba pustych komórek jest za wysoka, gdy zjadę niżej widzimy, że mamy raptem tylko kilkudziesięciu kierowców. Więc skąd ta liczba? Jako argument podaliśmy CAŁĄ KOLUMNĘ D, więc funkcja przeszukuje całą kolumnę aż do końca arkusza, nie tylko pierwszych 50 komórek, które dotyczą naszych kierowców.

Szybki sposób podliczenia pustych komórek

Jakimś rozwiązaniem tego problemu byłoby zamiast podania całej kolumny jako argumentu, zaznaczenie jedynie tych komórek, które chcemy, aby zostały przeszukane przez tę funkcję. Zaznaczam te komórki, wciskam ENTER i mamy wynik 17 – dużo bardziej realistyczny. Wiec w tym obszarze który zaznaczyłem jest 17 pustych komórek, mamy wiec w firmie 17 ostrożnych kierowców bez mandatów.

Ale to rozwiązanie, czyli zaznaczenie komórek które maja zostać przeszukane przez tę funkcję, mimo że teraz sprawdza się doskonale, ma swoje wady, które mogą wyjść na jaw w przyszłości. Mianowicie, co jeśli w firmie przybędzie kierowców? Lista się rozszerzy, dojdą nowi kierowcy, bedą zdobywać mandaty lub nie, ale wtedy nasza funkcja będzie nieaktualna, ponieważ nie będzie brała do obliczeń tych nowych komórek, dotyczących nowych kierowców.

Sposób dłuższy, ale pewniejszy – „na tabelę”

Lepszym rozwiązaniem jest zamiana tych danych na tabelę. Tabele, oprócz tego, że mają liczne walory estetyczne, posiadają też szereg funkcji. Jedna z nich – automatyczne dodawanie wierszy i kolumn – okaże się pomocna w naszym przypadku. Zatem na zakładce NARZĘDZIA GLÓWNE klikamy na przycisk FORMATUJ JAKO TABELĘ:

jak-policzyc-puste-komorki-w-excelu

Wybieramy jeden z szablonów graficznych, który najbardziej się nam podoba. Możemy zaznaczyć obszar danych który ma być sformatowany jako tabela, ale widzimy, że Excel doskonale sobie poradził sam – zaznaczony jest nasz obszar danych, wiec klikamy OK.

excel-puste-komorki

Teraz nasze dane są TABELĄ. Tutaj wyświetlona jest jej domyślna nazwa: Tabela1. Możemy ją zmienić jeśli chcemy, ale ta jest wg mnie OK. Mamy także nazwy automatyczne dla każdej z naszych kolumn, Kolumna 1 ,Kolumna 2, Kolumna 3. Wiec napiszmy nasza funkcje od nowa. LICZ. PUSTE, teraz podajemy argument jako zakres do przeszukania. Zrobimy to trochę inaczej niż poprzednio, ponieważ zacznę wpisywać nazwę mojej tabeli, Tabela 1. Po wpisaniu pierwszych liter T, A, Excel wyświetla mi podpowiedź w dymku, wybieram więc TABELA1. Następnie interesuje nas kolumna MANDATY w tej tabeli, widzimy na górze, że ma ona nazwę KOLUMNA 3. Aby odwołać się do tej kolumny, otwieramy kwadratowy nawias, i w nim podajemy nazwę KOLUMNA 3 – znów możemy wybrać ją z listy. Teraz zamykamy kwadratowy nawias i wciskamy ENTER.

Formuła zadziałała, jej wynik to również 17. I teraz w odróżnieniu od naszej pierwszej formuły, będzie działać również gdy dodamy nowego kierowcę do naszej firmy. Załóżmy, ze z czasem zatrudnimy kolejnego kierowcę, wpiszemy go na koniec listy, teraz wpiszę byle co zamiast imienia i nazwiska. Tu wstawię jakieś przykładowe dane, 10 kursów i ponad 2 tysiące kilometrów. I komórkę w kolumnie mandaty zostawimy pustą, nie ma żadnych mandatów. Wciskamy Enter i sprawdzamy jak zareagowały nasze funkcje. Widzimy, że funkcja, którą utworzyliśmy na tabeli automatycznie się zaktualizowała do 18, podczas gdy nasza pierwotna funkcja dalej wyświetla wartość 17. Jest to już oczywiście wynik nieprawidłowy. To dlatego, że nadal bierze ona pod uwagę tylko ten zakres danych, który jej podaliśmy jako argument funkcji, czyli od wiersza 3 do 50, podczas gdy nasza lista kierowców zajmuje już jeden wiersz więcej. I tak się składa, ze komórka w kolumnie z mandatami dla tego wiersza jest pusta. Natomiast w drugim przypadku naszym argumentem jest kolumna 3 w tabeli 1, nieważne ile komórek się w niej znajduje, i czy dodamy czy usuniemy je w przyszłości.

Jak usunąć spacje w Excelu

Czasami przy okazji pracy na wartościach tekstowych w arkuszu kalkulacyjnym, stajemy przed koniecznością usunięcia z nich spacji. Excel oferuje nam kilka sposobów usuwania spacji, zarówno za pomocą istniejących funkcji, jak i funkcjonalności interfejsu. W tym artykule przestawię 2 sposoby.

Jeśli chcesz wykonać opisane tu czynności kroki po kroku, pobierz załącznik klikając w przycisk po prawej stronie. Znajduje się w nim plik .xls z takimi danymi:

jak_usunac_spacje_excel

W kolumnie A mamy wypisane modele urządzeń RTV (umowne). W kolumnie B chcemy zapisać te same nazwy, ale bez spacji (obecne nazwy zawierają dwie spacje). Jak to zrobić? Poniżej znajdziesz 2 sposoby.

Sposób pierwszy: Usuwanie spacji w excelu funkcją PODSTAW

Dobrym pomysłem na usuwaniem spacji z tekstu w Excelu jest wykorzystanie funkcji PODSTAW. Dzięki tej funkcji wskazujemy, jaki ciąg znaków chcemy zastąpić w tekście wybranym przez nas nowym ciągiem znaków. Klikamy w komórce B2 i wpisujemy w niej funkcję:

excel_jak_usunac_spacje

Jako pierwszy argument podajemy adres komórki z tekstem, z którego chcemy usunąć spację (A2). Wpisujemy średnik, następnie otwieramy cudzysłów i wpisujemy tekst, który chcemy zmienić – w naszym przypadku jest to po prostu spacja. Następnie zamykamy cudzysłów:

usuwanie_spacji_excel

Wpisujemy kolejny średnik, aby przejść do trzeciego argumentu, którym jest nowy tekst, który pojawi się w miejscu spacji. On także powinien być wpisany w cudzysłowie. My nie chcemy mieć żadnego tekstu w miejscu spacji, więc po prostu otwieramy i natychmiast zamykamy cudzysłów:

excel_usuwanie_spacji

Dajemy kolejny średnik i wpisujemy ostatni argument funkcji. Jest on nazwany wystąpienie_liczba. Brzmi tajemniczo, ale służy po prostu do tego, aby określić, które z kolei wystąpienie podanego przez nas ciągu znaków w oryginalnym tekście mamy zastąpić. Naszym ciągiem znaków jest spacja, która występuje dwa razy w tekście źródłowym (po „SONY” oraz po „TPC”), dlatego możemy tu określić, czy chcemy pozbyć się pierwszej, drugiej, czy może obu spacji. Jeśli chcemy usunąć wszystkie spacje, nie podajemy w ogole ostatniego parametru funkcji PODSTAW. Czyli wygląda ona tak:

=PODSTAW(A2;” „;””)

A jej wynik przedstawia poniższe zdjęcie:

jak_usunac_spacje_w_excelu

Jak widzisz w komórce B2 pojawił się ten sam tekst, co w komórce A2, z tym że usunięte zostały z niego wszystkie spacje.

Zobacz też poniżej przypadki, kiedy podamy ostatni argument funkcji PODSTAW w komórkach B3 i B4. Funkcja wtedy ma zapis =PODSTAW(A3;” „;””;1) dla komórki B2 oraz =PODSTAW(A3;” „;””;2) dla komórki B4:

kurs-excel-usuwanie-spacji

W powyższych przypadkach usunięta została tylko jedna spacja z oryginalnego tekstu, pierwsza w komórca B3, druga w komórce B4.

Sposób drugi: Usuwanie spacji w Excelu funkcją „Znajdź i zamień”

Innym sposobem usuwania spacji z tekstu w Excelu jest skorzystanie z funkcji Znajdź i zamień. W tym przypadku nie musimy stosować formuł, a czynność wykonujemy bezpośrednio na komórkach w których chcemy pozbyć się spacji. Zaznaczmy komórki, z których chcemy usunąć spacje:

usuwac-spacje-z-excela

Następnie z zakładki Narzędzia Główne na wstążce wybieramy polecenie Znajdź->Zaznacz

excel-zamienianie-wartosci

…lub wciskamy kombinację klawiszy Control-F. W efekcie powinniśmy uzyskać takie okno dialogowe:

usunac-spacje-w-exelu

Klikamy na zakładkę Zamień. Następnie w pierwszym polu wpisujemy spację, a drugie pole pozostawiamy puste. Klikamy Zamień wszystko.

usuwanie-spacji-w-excel

Jeśli wszystko wykonaliśmy poprawnie, pojawi się okienko informujące o 8 zmianach. Tyle spacji z naszego tekstu źródłowego zostało zastąpionych niczym, czyli zostało usuniętych.

excel-usuwanie-spacji

A tak wygląda końcowy efekt:

usuwanie-spacji-w-excelu

To są dwa moje sposoby. Znacie ciekawsze, szybsze, nietuzinkowe? Czekam na Wasze pomysły jak usunąć spacje w Excelu, piszcie w komentarzach.